Slack

(PARTE 1)

¿Qué es slack?

 

Slack es una herramienta de comunicación que sirve para informar y comunicarse entre los distintos miembros de un grupo para realizar proyectos. Esta aplicación fue creada por Stewart Butterfield, Eric Costello, Cal Henderson y Serguei Mourachov y se lanzó en agosto de 2013. Un dato curioso es que en tan solo hicieron falta 24 horas en el mercado para tener 8000 nuevos clientes.

 

¿Cómo se utiliza?

Existe un formato gratuito y otro llamado Plan Enterprise Grid. El gratuito funciona para pequeñas y medianas empresas donde la herramienta proporciona un espacio de trabajo formado por canales, en el que los miembros del equipo se comunican y trabajan juntos.

Más detalladamente la herramienta ofrece salas de chat organizadas por temas, así como grupos privados y mensajes directos. Posee un cuadro de búsqueda que permite acceder a todo el contenido de la aplicación. Slack integra una gran cantidad de servicios a terceros y respalda las integraciones hechas por la comunidad. Las principales incorporaciones incluyen servicios tales como Google Drive, Dropbox, Heroku, Crashlytics, GitHub,Trello y Zendesk. Mientras que las grandes empresas suelen utilizar el formato premium, ya que necesita más de un espacio de trabajo y deben estar intercomunicados. Además se comparten canales entre estos espacios de trabajo para asuntos como anuncios empresariales y otra información que sea relevante para todos los empleados.

 

Por otra parte explicaremos las funciones más importantes de la Slack:

  • Aplicaciones
  • Mensajes directos
  • Canales
  • Colaborar con miembros externos al equipo
  • Crear una API
  • Seguridad y protección

 

( PREZI)

 

(PARTE 2)

Ventajas y desventajas de Slack

Algunas de las ventajas más importantes de utilizar Slack son:

 

    1. Disfrutar de las notificaciones avanzadas.

Tiene un sistema de notificaciones avanzado ya que además de incorporar la notificación que avisa como otra herramienta, presenta también notificaciones que solo recibiremos aviso en el caso de que nos hayan mencionado, o sea un mensaje privado o alguien haya comentado acerca de una palabra clave que previamente hayamos definido. Por ejemplo, nos podría notificar cada vez que alguien escribe la palabra “reunión” en una conversación.

 

  1. Segmentar la comunicación en canales temáticos.

Es importante pensar qué temas deben estar en slack para generar conversación, a través de los canales. Es una de las ventajas de slack a diferencia de otras aplicaciones o herramientas de comunicación existentes. Por defecto aparecen los canales #general y #random, pero podemos crear todos los que queramos, ya sean públicos o privado .

  1. Conectar aplicaciones externas.

Seguramente la funcionalidad que hace que slack sea realmente potente es la capacidad que tiene para conectar con otras herramientas, como Gmail, Google Calendar, IFTTT, RSS, la mayor parte de gestores de proyectos y un sin fin de aplicaciones más. Conseguimos que dentro de las aplicaciones haya, además de personas, robots que publican automáticamente el contenido de dichas aplicaciones

 

  1. Centralizar la comunicación.

Si nos aseguramos que toda conversación va por slack, la comunicación se transforma en algo mucho más sencillo. Y más, sabiendo que desde esta herramienta podemos lanzar por ejemplo una videoconferencia de hangouts o skype directamente.

  1. Disfrutar mientras nos comunicamos.

Otra forma de comunicarse en la empresa, de la seriedad al dinamismo. Dinámico, porque existe una app para cada dispositivo y para cada sistema que podemos utilizar, además de la versión web. Y divertido porque tenemos conexión por ejemplo con Giphy, una aplicación que nos permite compartir GIFs animados con nuestros compañeros, lo cual, seguro, sacará unas risas.

 

Entre las desventajas que se encontraron a Slack fue que, sobre todo, es un chat, y como tal es útil para hablar en tiempo real para conversaciones muy concretas, pero cuando hay que discutir sobre temas más complejos o que requieren de saltos en el tiempo, puede resultar un verdadero caos.

 

Si Slack es la principal forma de comunicación de un equipo y no te quieres perder nada, tienes que estar siempre conectado y pendiente, lo que es incompatible con hacer otras tareas y menos aún con la conciliación laboral y personal. Mientras aparezcas como conectado, pueden contactarte en cualquier momento y las notificaciones son una fuente de distracción continua.

 

La instantaneidad de la que hace gala Slack es la misma que impide que haya un orden. Aunque incorpora un buscador y muchos comandos para encontrar términos y documentos en una sala de chat, a lo largo de una conversación este tipo de búsquedas específicas resultan insuficientes.Para lograr algo de orden, Slack incorporó una nueva funcionalidad para agrupar las conversaciones por temas, de forma que no se vuelque toda la información en la misma sala de chat. Aunque para algunos sigue siendo insuficiente.

Además,el diseño de la herramienta es pobre y muy similar a Whatsapp. Por lo que Slack puede parecer un entorno de trabajo poco profesional.

A continuación presentamos un prezi que incluyen más información sobre esta herramienta de trabajo colaborativo en la red.

 

https://prezi.com/5bxaaj-f-rij/?utm_campaign=share&utm_medium=copy

 

Y por último un vídeo que recoge el desarrollo del prezi y un video promocional de la empresa.

LEAN & AGILE

Es Agile lo mismo que Lean?

En muchas ocasiones estos dos términos se pueden confundir o pensar que son lo mismo. A pesar de que se basan y comparten bastantes principios en el siguiente blog os vamos a enseñar unas cuantas diferencias.

Orígenes.

Lean

Lo que hoy conocemos como ‘Lean’ proviene del “lean manufacturing” en gran parte de la mano de Toyota, y aparece como una estrategia empresarial que mejora la eficiencia en la fabricación reduciendo costes y procedimientos en la operativa mediante el impulso de productos y servicios demandados por el consumidor. Este método consiste en acelerar los procesos de lanzamiento, tanto de servicios como de productos, sin esperar a realizar multitud de estudios previos de análisis y predicción teórica.

Agile

Las metodologías “Agile” son un grupo de métodos para organizar el trabajo. Nacieron en los años 90 y fueron aplicadas por primera vez a la área de los softwares. El conjunto de las metodologías “Agile” no es solo un conjunto de métodos aplicables a casos concretos pero también puede ser visto como una filosofía organizacional que supone en ciertos casos un cambio de mentalidad.

Ámbito de aplicación

Lean

Este método se puedo aplicar a cualquier industria, institución o mercado debido a amplio abanico de herramientas.

Agile

La metodología Agile está masivamente y sobretodo en el desarrollo de software.

Estructura

Lean

Los principios del Lean son:

  • Detección de defectos y problemas; búsqueda de calidad.
  • Eliminación de actividades improductivas.
  • Aumento de la productividad y mejora continua del proceso.
  • El cliente es el que solicita y determina los productos.
  • Implementar variantes sin sacrificar la eficiencia ni la productividad.
  • Construcción de relaciones a largo plazo con terceros.

Para aplicar esta metodología uno debe centrarse en tres pasos planteados en un círculo interminable y en constante movimiento que caracterizan este método, los cuales son:

Crear-Medir-Aprender.

Este círculo consiste en transformar y crear las ideas en productos, medir la reacción y comportamiento de los clientes frente a los productos y aprender si continuar o realizar cambios en la idea de negocio.

Así pues, aquí aparece el concepto de Producto mínimo viable PMV. Este concepto nos dice que no es necesario esperar a tener un producto perfectamente acabado y analizado sino que se debe lanzar y actuar con rapidez para testear lo antes posible nuestras hipótesis con clientes reales y  conocer si estamos en la línea que buscamos o necesitamos rectificar y reconducir la idea.

Hay una gran lista de métodos que podemos utilizar peroestos deben de tener 3 características clave:

Que podamos ver claramente la relación de causa-efecto

Simples para que todos lo puedan entender

Auditables para dar credibilidad.

Agile

Los pilares básicos del Agile son:

  1. Los individuos y las interacciones priman sobre los procesos y las herramientas
  2. Los softwares funcionando priman sobre documentación exhaustiva
  3. Las colaboración con el cliente prima sobre la negociación contractual
  4. La respuesta al cambio prima sobre la aplicación de planes rígidos

Así pues estos cuatro pilares ayudan a concretar los 12 principios que definen el marco de trabajo de un equipo ágil.

  1. Satisfacer al cliente.
  2. Aceptación de cambios de requerimientos.
  3. Entrega de software funcional frecuentemente.
  4. Negocio y equipo de desarrollo trabajan juntos de forma cotidiana.
  5. Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados.
  6. Conversación cara a cara.
  7. El software funcionando es la medida principal de progreso.
  8. Desarrollo sostenible.
  9. Atención continua a la excelencia técnica.
  10. Simplicidad.
  11. Equipos auto-organizados.
  12. Reflexionar y perfeccionar.

Lean

Agile

Finalmente podríamos afirmar que Lean trata sobre la mejora del proceso y la calidad mientras que Agile tiene que ver con el alcance, en cómo definir y gestionar el alcance del nuevo producto de softwere y en el descubrimiento de valor para producir rápidamente y recibir el feedback de los clientes.

 

 

KANBAN vs WATERFALL

Comparando ambas metodologías observamos que:

  • Kanban permite organizar y visualizar un gran número de tareas que no tienen porqué tener relación alguna y ayuda a la empresa a organizarse, mostrando en qué fase se encuentra cada una. En cambio, la metodología Waterfall va paso por paso, y hasta que la fase en cuestión no concluya, el proyecto no puede continuar desarrollándose. Esta es la principal diferencia entre ambos procedimientos: en el Kanban pueden desarrollarse de forma simultánea varias tareas, mientras que en la metodología Waterfall únicamente se lleva a cabo una tarea. La siguiente no podrá dar comienzo hasta que la anterior haya finalizado, pues será tomada como un input para continuar con el proceso.

 

  • La otra diferencia fundamental es que el Kanban ofrece muy poca información acerca de como se desarrolla la tarea: indica la situación en la que se encuentra en un momento determinado, pero no cuales pueden ser las razones por las que la tarea no progresa adecuadamente o las variables de actuación que definen el desarrollo de la misma. La metodología Waterfall ofrece un análisis más exhaustivo del proyecto y de las diferentes tareas que lo conforman.

 

  • Cabe señalar también que el sistema Waterfall deberá utilizarse en proyectos a priori simples, ya que no permite saltar de una fase a otra, como sí puede hacerse con Kanban, mientras las tareas se organicen de forma adecuada.

KANBAN & SCRUM

¿Kanban o Scrum?

Aunque a primera vista parecen métodos distintos tenemos que entender que están mas relacionados de lo que uno se piensa. Para empezar muchos equipos de Scrum utilizan Kanban con el objetivo de que el proceso sea mas visual y de tener una herramienta de gestión de proyectos. No obstante hay que tener en cuenta que algunas empresas prefieren usar solo el método Scrum ya que existe menos ambigüedad y que Scrum adapta principios propios del método Kanban que son útiles para añadir un elemento mas visual a sus proyectos.

Tanto Scrum como Kanban son sistemas de trabajo iterativos basado en el flujo de la actividad y ambos tienen como objetivo reducir costes y tiempo. Sin embargo hay que tener en cuenta que existen leves diferencias entre los dos.

Diferencias:

  1. Responsabilidades:
    • Kanban: No existen roles predeterminados para un equipo. Puede existir la figura de gerente del proyecto con la intención de motivar al equipo a colaborar y apoyarse entre ellos.
    • Scrum: Los roles están predeterminados para cada miembro del equipo. Existe la figura del “Maestro Scrum” el cual establece la lineas de tiempo, define las metas y objetivos. El resto del equipo ejecutan el trabajo.
  2. Tiempos y fechas:
    • Kanban: Los procesos/productos se realizan según sea necesario, siguiendo una linea.
    • Scrum: Los procesos/productos se realizan por los “sprints” o periodos de tiempo establecidos y deberán completar un conjunto de tareas y estar listos para su revisión.
  3. Delegacion y prorizacion:
    • Kanban: Utiliza un sistema de conocido como “Sistema de extracción” o “flujo de trabajo sistemático” que permite al equipo empezar nuevas tarea únicamente cuando se haya completado la tarea anterior.
    • Scrum: Utiliza un sistema parecido, no obstante Scrum empieza un lote completo por cada repetición.
  4. Modificaciones y cambios:
    • Kanban: Existe una mayor flexibilidad respecto a los cambios ya que se pueden realizar a medio camino. Esto permite que se puedan realizar mejoras continuas antes de la finalización de un proyecto.
    • Scrum: Evita a toda costa los cambios.
  5. Productividad:
    • Kanban: Mide la producción mediante el “tiempo de ciclo” o el tiempo que se tarda en completar una tarea del proyecto de principio a fin.
    • Scrum: Mide la producción usando la velocidad de ejecución de los “sprints”. Cada “sprint” se realiza de forma consecutiva y simultanea, lo que provoca que cada “sprint” adicional se base en el éxito del anterior.

¿Cuando usar Kanban y Scrum?

Aunque ambos están muy conectados existen una serie de situaciones en las cuales serán mejor usar una técnica que otra. Utilizaremos el método Kanban cuando nos enfrentemos a un proyecto cuyas prioridades varíen constantemente a lo largo del tiempo, ya que este método nos otorga una mayor flexibilidad frente a los cambios.

Por otra lado el método Scrum sera una buena opción cuando estemos trabajando en un proyecto estable, con prioridades establecidas previamente que no cambian durante el tiempo.

MÉTODO LEAN

¿Qué es?

Podemos clasificar al  “modelo Lean”, como una estrategia empresarial que mejora la eficiencia en la fabricación reduciendo costes y procedimientos en la operativa mediante el impulso de productos y servicios demandados por el consumidor. Este método consiste en acelerar los procesos de lanzamiento, tanto de servicios como de productos, sin esperar a realizar multitud de estudios previos de análisis y predicción teórica. Primeramente se procede a poner en el mercado los productos con mayor potencial referido a la demanda y posteriormente es cuando ya se planifican las estrategias de producción y comercialización, dependiendo pues, de la reacción del mercado. La flexibilidad es una importante característica de este método ya que nos ayuda a corregir rápidamente los errores.

La clave pues es llegar a conseguir crear el producto mínimo viable (PMV), estamos hablando de aquella versión del producto que permite llevar a cabo el análisis de la creación del producto, medir sus resultados y modificar e implantar mejoras con un mínimo esfuerzo y el mínimo tiempo de desarrollo posible. Es obvio que al PMV puede carecer de muchos factores esenciales pero estos se irán mejorando con el tiempo. En cierto modo es bastante complicado ya que el funcionamiento de este se sustenta sobre hipótesis que luego el cliente confirma o desmiente mediante las ventas que estamos teniendo del PMV.

Nuestro PMV no tiene porque ser necesariamente un producto, podemos utilizar incluso un vídeo explicativo o crear una web con información sobre el producto. Es muy importante que tengamos claros los métodos que vamos a utilizar para medir los resultados ya que a partir de ahí tomaremos las decisiones.  Los métodos que vayamos a utilizar deben de tener 3 características clave, que podamos ver claramente la relación de causa-efecto, simples para que todos lo puedan entender y auditables para dar credibilidad.

 

Así pues una vez tengamos el PMV debemos de tener en cuenta que la producción con este método va a ser mejor que se realice en lotes pequeños para así evitar que se pierda tiempo almacenando, amontonando y moviendo inventario. También es positivo empezar poco a poco debido a que cuando se produce de uno en uno, los problemas de calidad y fabricación se pueden identificar antes. Esto es importante porque “los beneficios de encontrar y solucionar los problemas rápidamente son mayores que su coste”.

Los tipos de despilfarro son:

  • Sobreproducción
  • Inventario
  • Sobreproceso
  • Defectos
  • Esperas
  • Movimientos innecesarios
  • Transporte
  • Desaprovechar la capacidad de las personas

Herramientas Lean son:

  • VSM: Value Stream Mapping o mapeo de la cadena de valor, nos permite relacionar todas las
    actividades que agregan valor para crear un servicio o producto.
  •  5S: Técnica utilizada para la mejora de las condiciones del trabajo de la empresa a través de
    una excelente organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo.
  • SMED: Sistemas empleados para la disminución de los tiempos de preparación
  • Estandarización:Técnica que persigue la elaboración de instrucciones escritas o gráficas que
    muestren el mejor método para hacer las cosas.
  • TPM:  Conjunto de múltiples acciones de mantenimiento productivo total que persigue eliminar
    las pérdidas por tiempo de parada de las máquinas.
  • Control Visual: Conjunto de técnicas de control y comunicación visual que tienen por objeto
    facilitar a todos los empleados el conocimiento del estado del sistema y del avance de las
    acciones de mejora.
  • Jidoka: Técnica basada en la incorporación de sistemas y dispositivos que otorgan a las máquinas
    la capacidad de detectar el fallo en la producción
  • Técnicas de calidad: Conjunto de técnicas proporcionadas por los sistemas de garantía de calidad
    que persiguen la disminución y eliminación de defectos.
  • Sistema de participación del personal: Sistemas organizados de grupos de trabajo de
    personal que canalizan eficientemente la supervisión y mejora del sistema Lean
  •  Heijunka: Conjunto de técnicas que sirven para planificar y nivelar la demanda de clientes, en
    volumen y variedad, durante un período de tiempo y que permiten la evolución hacia la
    producción en flujo continuo, pieza a pieza.
  • Kanban:  Sistema de control y programación sincronizada basado en tarjetas.

Este método no es innovador ya que empresas como Toyota desde los 50 ya lo han estado utilizando a lo largo de la historia aunque en España esto ha ido a un ritmo más lento.

Método lean en StartUp

http://www.leanproduction.co/wp-content/uploads/2015/03/El-m%C3%A9todo-Lean-Startup-Resumen-AALEGRE-MBA.pdf

http://www.andaluciaemprende.tv/index.php/video/ver/3WFh3Q4fZLs/El-metodo-LEAN-empresas-y-clientes-ERIC-RIES

METODOLOGÍA KANBAN

¿Qué es el Método KANBAN?

El método do KANBAN fue usado por primera vez por Toyota con el fin de controlar como evoluciona el trabajo en el contexto de una linea de producción.  Para un mayor entendimiento hay que tener en cuenta que es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales” que es exactamente el objetivo de esta metodología ya que intenta plasmar las tareas de la empresa de manera visual.

 

 

El Kanban es una metodología centrada en el desarrollo de software “lean”  con el objetivo de la entrega “just in time”, centrándose en la gestión del trabajo en curso.

¿Como funciona?

Hoy en día las empresas tienen que hacer frente a un gran numero de tareas las cuales deben llevarse a cabo en un determinado tiempo. Ante esta situación el método Kanban utiliza una serie de tarjetas (físicas o virtuales) que se mueven a través del proceso de desarrollo de la actividad. Con esto la empresa conoce exactamente en que punto se encuentra la actividad y como van los tiempos.

Una de las grandes ventajas de esta metodología es que permite detectar los cuellos de botella que surgen en diferentes actividades. Esto resulta de gran ayuda para la empresa ya que le permite saber que actividades podrían afectar al funcionamiento.

¿Porque usar KANBAN?

Existen numerosas ventajas a la hora de usar esta metodología que permitirán llegar un alto grado de organización. Entre las numerosos beneficios que ofrece podemos destacar los cinco siguientes:

  1. Poder realizar entregas a tiempo.
  2. Poder cambiar las prioridades con flexibilidad.
  3. No hay necesidad de iterar.
  4. No hay necesidad de estimar.
  5. Visualización clara del flujo de actividad.

5 herramientas para usar Kanban desde tu ordenador.

KanbanFlow

Kanban Tool

TargetProcess

LeanKit

Kanbanize

A continuación os dejamos un vídeo que te otorgara un mayor entendimiento del funcionamiento de la metodología Kanban.

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